Gestão de estoque – Erros mais comuns que podem te levar a falência (Parte 01 de 03)
Neste primeiro post sobre o tema vamos tratar de um dos assuntos mais comentado entre os empresários, mas que nem sempre é levado tão a sério como necessita. Seja pelo próprio dono ou por seus funcionários responsáveis, o estoque é o divisor entre o sucesso ou o fracasso de uma empresa. Digo isto pois é nele que está a maior parte do capital financeiro da maioria das empresas e geralmente é onde menos se tem controle. Ora, se o dinheiro está no estoque, por que não temos, no mínimo, o mesmo controle da tesouraria da empresa? A resposta para esta pergunta envolve diversos fatores como por exemplo: Quantidade de itens disponíveis para venda, falta de pessoal capacitado, deficiência no software de gestão (ERP), tempo, dentre outros.
O objetivo aqui será elencar cinco itens de fácil manutenção dentro do estoque e que te ajudarão a melhorar (e muito) o controle do estoque da sua empresa, serão tratados: Limpeza, organização, método, responsabilidades e segurança. Bom, vamos a cada um deles.
1. Limpeza do estoque
Pode parecer um item irrelevante e geralmente óbvio, mas nem sempre é encontrado dentro dos estoques. Por vezes, mercadorias com menor giro fica empoeiradas, suas embalagens se desgastam e não damos muita atenção para isto. O que isso pode impactar? Seja você o dono da empresa ou um funcionário do estoque, somos todos seres humanos e se algo não nos chama a atenção nós não damos valor, então, aquele item, aos poucos se deteriora e perde completamente o valor, sabe o que isso significa? Prejuízo!
Mantenha o estoque da sua sempre bem iluminado e limpo, periodicamente mude, se possível, os itens de lugar, pois isto te incentivará a limpar as embalagens e as prateleiras evitando o acúmulo de poeira. Faça uma escala com a sua equipe para realizar esta tarefa e aos poucos todos perceberão a diferença e darão maior atenção às mercadorias que estão lá.
2. Organização
Assim como a limpeza, um estoque organizado te ajuda a ter acesso a todos os itens disponíveis para venda. Convenhamos, alguma vez você já deixou de vender algum item por não tê-lo encontrado no estoque e depois percebeu que tinha e isto te deixou muito bravo?
Organize os itens similares próximos uns dos outros em prateleiras ou gavetas, use etiquetas e cores de identificação e tenha um mapa atualizado do seu estoque, assim todos os envolvidos conseguem encontrar os produtos a tempo para atender ao seu cliente.
3. Método
Existe um método muito conhecido que te ajuda a controlar melhor o giro dos produtos em estoque e na maioria dos casos prevenir a perda de mercadoria por data de vencimento, ele é chamado de PEPS; Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, com esta técnica os produtos mais antigos têm prioridade na separação para entrega ao cliente, mas não devemos confiar apenas nesta técnica, pois em alguns casos os compradores podem aproveitar ofertas de produtos próximos ao vencimento, quando isto acontecer a empresa deve sinalizar estes produtos ao estoquista para dê a preferência para eles e evitar perdas.
4. Responsabilidades
Em várias empresas o estoque não possui um responsável para o cuidado e manutenção do mesmo. Por isso é indicado manter uma lista atualizada com todas as atividades, responsáveis e suas respectivas datas de execução. Com esta lista todos os envolvidos saberão exatamente o quê e quando realizar as tarefas no estoque, principalmente aquelas de manutenção da limpeza e organização que por vezes é despriorizada.
5. Segurança
Este quesito é fundamental para assegurar que o seu dinheiro volte em forma de lucro. Executar regularmente o balanço da empresa (e isto inclui o mostruário), é muito importante para garantir que todas as mercadorias estejam lá e em condições de venda, além de ser um item de prevenção de perdas, garante que o seu cliente realmente irá encontrar o produto. Portanto não confie sempre e somente no sistema de gestão (ERP). Outra dica é manter o acesso restrito ao estoque apenas aos funcionários daquele setor, além de ser uma segurança para você empresário, é uma segurança para o estoquista que detêm a responsabilidade de zelar do estoque. Por último, instale câmeras de segurança no estoque e mantenha backup das imagens para consulta-las sempre que necessário.
"Como camelô, eu já era um empresário. Mantinha três funcionários. Um ficava olhando quando vinha o rapa. O outro cuidava do estoque de canetas e o terceiro funcionava como farol. Ele chegava de 15 em 15 minutos e dizia: 'Gostei da caneta, me dá uma', chamando a atenção dos clientes." [ Silvio Santos ]
Bons negócios!
